ビジネスメールで納期に間に合わない時、どうやって「もう少し時間が欲しい」と伝えるか、悩むことは少なくありません。相手に不快感を与えることなく理解を求める方法を詳しく解説します。
この記事で扱う主な内容は以下の通りです。
・納期延長の要求を礼儀正しく伝える表現
・相手を不快にさせないための言い換え方法
・要求時に守るべきエチケット
・具体的な応用例文
この記事を読むことで、「もう少し時間が欲しい」とスムーズに伝えるための疑問を解消し、より効果的なコミュニケーションが可能になります。
「もう少し時間が必要」と伝える際の留意点
不快感を与えがちな典型例
「もう少し時間が必要」というフレーズは日常的であり、扱い方には配慮が必要です。特に次のような場合は、相手に悪い印象を与えることがあります。
・納期直前に伝える
・事情や理由をはっきりと説明しない
・謝罪を忘れる
丁寧な表現への言い換え提案
「もう少し時間が欲しい」という要望を、より礼儀正しく表現することで、相手に良い印象を与えることができます。以下のような表現は、相手に配慮を示しつつ敬意を表現します。
・「納期についてご相談させていただけますか」
・「納期調整のお願いをさせていただけますでしょうか」
・「もう少し時間を頂戴できればと思います」
依頼の際に重視すべきポイント
「もう少し時間が欲しい」と伝える際、以下のポイントを意識すると良いでしょう。
①早めの連絡：
余裕をもって、早めに相手に情報を伝えることで、相手が適切に対応を計画できるようになります。
②理由の具体化：
期日に間に合わない具体的な理由を明確にすることで、相手に状況を理解してもらいやすくなります。
③謝罪を忘れずに：
遅れを詫びることで、誠意を示し相手の理解を促します。
④新しい期日の提案：
明確な新しい納期を提案することで、相手に計画性をアピールし、信頼関係を維持します。
ビジネスメールで「追加時間を依頼」する際の典型例文集
以下、メールで完結する通信の例文を示します。
例文1（メール完結型）
このメール例文では、「謝罪」「理由の説明」「新しい納期の提案」を含めて構成しています。
件名：〇〇案件について（納期延長のご相談）
〇〇様
いつも格別のご配慮を賜り、誠にありがとうございます。
ご相談させていただきたいことがございます。私たちの〇〇プロジェクトについて、予期せぬ〇〇の事情が生じ、初めにお伝えした納期を守ることが非常に困難な状態となっております。
大変申し訳ないのですが、納期を〇月〇日まで延長していただけないでしょうか。
このような形でお願いをすることになり、ご迷惑をおかけしてしまい、心よりお詫び申し上げます。ご理解とご協力のほど、何卒宜しくお願い申し上げます。
例文2（遅延の初期連絡例）
事前に遅れる可能性を伝え、詳細は後ほどフォローアップする方法の例文です。状況に応じて、電話での連絡が適切なケースもあるため、柔軟に対応することが重要です。
件名：〇〇案件の納期調整についてご相談
〇〇様
いつもご支援いただき、心より感謝申し上げます。
現在、〇〇プロジェクトを進行中に予想外の事態が生じ、最初にお伝えした納期を遵守するのが困難になっております。
そのため、恐縮ではございますが、納期調整についてご相談をさせていただくべく先に連絡をさせていただきました。
具体的な状況と新しい納期については、近日中に詳しく説明させていただく予定です。
急なご連絡となり、ご迷惑をおかけして申し訳ございません。ご理解とご協力を賜りますようお願い申し上げます。
まとめ
この記事では、「もう少し時間が必要」とビジネスメールで伝える際の有効な手法と具体的な例文を紹介しました。正しいポイントに注意し、礼儀正しい表現を心掛けることで、相手に考慮を示しつつ納期の延長を依頼することが可能です。
これらの情報が、皆様のビジネスコミュニケーションを支援する一助となれば幸いです。
